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知識管理離不開電子文檔
作者：佚名 日期：2001-6-27 字體：[大] [中] [小]
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知識管理的基本思路是通過對計算機軟硬件和網絡等先進信息技術的應用，有效地管理和利用存在于單位中各個角落以及員工頭腦中的信息，從而構建學習型組織，確保整個單位及其內部的各個成員持續不斷地學習和進步，并充分發揮每一位員工的能力與價值，從而保持單位擁有長盛不衰的生命力與競爭力。
知識管理的內容
知識管理的核心是對知識的挖掘、管理與利用。一般而言，單位中的知識分為結構化知識和非結構化知識。結構化知識是在歷史活動中積淀下來的、以紙張、電子、音像等形式儲存的有形知識，非結構化知識是存在于員工頭腦中的無形的知識。結構化知識與非結構化知識之間存在著一種動態且相互促進和不斷提高的螺旋式互動關系：通過工作，員工頭腦中的一部分非結構化知識會以報告、程序等形式轉化成為可以在單位內部加以保存的結構化知識；而員工通過培訓、閱讀材料等形式吸收了單位內保存的各種結構化知識之后，又會將其轉化成為自己頭腦中的專業知識（非結構化知識）。經過這樣的不斷互動之后，單位的結構化知識會不斷豐富，員工頭腦中的專業知識也會不斷提高，從而整個單位的知識水平也不斷得到提升。
當然，上述結構化知識與非結構化知識之間的互動關系是知識管理的理想狀態，現實中對非結構化知識的管理與利用是一項巨大的挑戰，短期內不可能實現。因此，在知識管理的初始階段，對結構化知識的管理是其核心。
存在于各種單位中的結構化知識一般包括資料、信息和知識三個層次，其中數量最大的是沒有經過加工的原始資料；其次是在這些資料的基礎上進行歸類、整理和分析等加工而成的信息，這些信息對公司的決策與運作具有重要的參考意義；數量最少但價值最大的是經過深入分析和挖掘的對決策具有直接參考乃至指導意義的知識。
基于上述三個層次的劃分，對結構化知識的管理一般也包括三個階段：
第一步，資料管理。對存在于各個角落的紛繁、雜亂、無序的大量資料進行科學的整理、分類，并進行集中、有序的管理，構建覆蓋單位運作各個層面的資料信息庫，為知識管理提供前提與基礎。
第二步，建設資料分析與信息挖掘隊伍，從已經構建的資料信息庫中挖掘出對公司運作和決策具有參考意義的有價值的信息。
第三步，提升本單位的知識挖掘與管理能力，將已經從 資料信息庫中獲取的各種有價值的信息進行進一步分析和過濾，形成真正意義上的知識。
上述三個階段中的第一個階段是實施其他兩個階段的前提與基礎，也是實現整個知識管理的前提與基礎。
電子文檔管理——知識管理的前提
根據前面的論述，知識管理初始階段的重點是對結構化知識的管理與利用，而結構化知識管理的第一步是資料與信息的管理，因此資料信息管理是實現知識管理的前提與基礎。那么，怎樣實現對資料與信息的有效管理呢？目前在西方發達國家已經得到了廣泛應用而在我國才剛剛興起的電子文檔管理系統就是幫助各種單位實施資料與信息管理的重要手段。
應用電子文檔管理系統，企業可以迅速地將存在于各個角落的大量雜亂無章的信息進行科學、集中的分類、存儲、管理與共享，構建起實施信息化建設所必須的資料信息庫。對于那些以紙張等傳統物理形式存在的資料，電子文檔管理系統也可以通過掃描、數碼攝入等途徑將其轉化成為電子形式進行科學、集中的分類、存儲、管理與共享。這樣經過分類和整理以后的大量資料，將成為今后進行信息分析和知識挖掘的重要基礎。
除了對現有資料進行分類、存儲、管理和利用外，電子文檔管理系統還可以通過其文檔流程管理功能對新文檔資料的起草、審核、審批、簽發等全過程進行高效、有序的管理。利用信息分析模塊，電子文檔管理系統還能夠初步實現對既有文檔資料進行分析與管理的功能。以此為基礎，電子文檔還可以進一步擴展其在信息分析、信息挖掘和知識挖掘等方面的功能，逐步發展成為完整的知識管理解決方案。
因此，電子文檔管理系統是實現知識管理的前提與基礎，而知識管理則是電子文檔管理的發展方向。這就是二者的基本關系。